Privacybeleid

Privacybeleid Verhaal & Rite

Dit is het privacybeleid van Verhaal & Rite. In dit privacybeleid wordt uiteengezet hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens die in het kader van de door Verhaal & Rite aangeboden diensten worden verwerkt.

Dit privacybeleid kan wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele beleid treft u altijd aan op de website www.verhaalenrite.nl. Dit is privacybeleid, versie 2018, d.d. 11 juni 2018.

Door gebruik te maken van de dienstverlening gaat u akkoord met onderhavig privacybeleid. Door akkoord te gaan met dit privacybeleid geeft u toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens op de wijze zoals in dit beleid genoemd.

Verhaal & Rite

De dienstverlening van Carla van der Heijden is divers.

Carla is mediator en is aangesloten bij de De NalatenschapsMakelaars. Via deze organisatie biedt Carla hulp aan bij de planning en afwikkeling van nalatenschappen. Bij deze werkzaamheden gelden de algemene voorwaarden van de NalatenschapsMakelaars en deze worden altijd aan klanten uitgereikt bij de ondertekening van de dienstverleningsovereenkomst.

Daarnaast is Carla geestelijk verzorger en ritueel begeleider.

Zij biedt geestelijke ondersteuning en begeleiding bij levensvragen en verzorgt rituelen bij scharniermomenten in het leven, zoals huwelijken en uitvaarten.

In haar werkzaamheden verwerkt Carla de persoonsgegevens in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

Verhaal & Rite verwerkt persoonsgegevens van:

  • Haar cliënten / opdrachtgevers
  • Derden zoals o.a. relaties, onderaannemers, leveranciers, verzekeraars
  • Mensen die interesse tonen in onze diensten en/of contact opnemen
  • Websitebezoekers
  • Personen waarvan we de persoonsgegevens verwerken op basis van de overeenkomst
  • Belangstellende studenten en stagiaires

Wie ontvangen deze persoonsgegevens?

  • Verhaal & Rite
  • Derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht of op grond van toestemming.

Doelen en verwerking van persoonsgegevens

Hieronder wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.

Algemeen

  1. Indien u contact opneemt worden uw voor- en achternaam en de contactgegevens verwerkt zodat uw (aan)vraag behandeld en beantwoord kan worden.
  2. Indien voor u werkzaamheden worden verricht, worden uw voor- en achternaam, adresgegevens en contactgegevens verwerkt (telefoon en/of e-mailadres).
  3. In de administratie en facturatie worden de betaal- en bankgegevens verwerkt en eventueel de naam van een contactpersoon. Dit doen wij om de administratie te verzorgen.

Persoonsgegevens per dienst

  1. Bij werkzaamheden ten aanzien van een huwelijk kunnen de volgende gegevens worden verwerkt: de naam en adresgegevens van het bruidspaar en de getuigen, de geboortedatums van het bruidspaar, naam en contactgegevens van de ambtenaar van de burgerlijke stand, alsmede de wensen van het bruidspaar, de trouwdatum en foto’s van het huwelijk. Deze gegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening. Daarnaast wordt ook de geloofsovertuiging verwerkt indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, de klant geeft hier uitdrukkelijke toestemming voor.
  2. Bij het begeleiden van een uitvaart worden de NAW-gegevens van de opdrachtgevers en de familie verwerkt. Ook contactgegevens van contactpersonen van leveranciers kunnen worden verwerkt. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren. Daarnaast wordt ook de geloofsovertuiging verwerkt indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, de klant geeft hier uitdrukkelijk toestemming voor.
  3. Bij geestelijke begeleiding en rituele begeleiding kunnen aantekeningen gemaakt worden waarin persoonsgegevens verwerkt zijn. Deze aantekeningen worden enkel gemaakt ter ondersteuning van de geestelijke en rituele begeleiding. Ook wordt soms de geloofsovertuiging verwerkt. Voor het verwerken van de geloofsovertuiging wordt altijd uitdrukkelijke toestemming gegeven door cliënt.
  4. Bij hulp bij de planning of afwikkeling van een nalatenschap (De NalatenschapsMakelaar) wordt de zorg van de erfgenamen uit handen genomen. Om die hulp te kunnen bieden kan Verhaal & Rite diverse gegevens nodig hebben:
    1. NAW-gegevens en contactgegevens opdrachtgever(s) / erfgenamen
    2. Notariële stukken en overeenkomsten
    3. Gegevens over wensen, eigendommen, inboedel, roerende en onroerende zaken, vorderingen, schulden.
    4. Gegevens ten aanzien van juridische, fiscale en administratieve zaken
    5. Administratie en betaal- en bankgegevens
    6. Verzekeringszaken en gegevens over uitkeringen
    7. Abonnementen
    8. Contactgegevens derden
    9. En alle benodigde gegevens die noodzakelijk zijn voor de afwikkeling van de betreffende nalatenschap, dergelijke gegevens worden door of namens de opdrachtgevers/erfgenamen aangeleverd.

Overige gegevens

  1. U kunt een online aanvraagformulier invullen op de website. Uw naam en e-mailadres worden verwerkt zodat Verhaal & Rite kan reageren.
  2. Er worden niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de genoemde doeleinden verzameld. Als de gegevens niet bewaard worden voor die doeleinden kunnen we de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden en in verband met juridische zaken en verjaringstermijnen.

Gronden

Verhaal & Rite verwerkt persoonsgegevens die door de klant zijn aangereikt of die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening. Gegevens worden verder verwerkt met uitdrukkelijke toestemming van de klant. Ook kunnen persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een wettelijke plicht (denk aan de bewaartermijn van administratie). Tevens kan ten aanzien van een goede bedrijfsvoering noodzakelijk zijn dat persoonsgegevens verwerkt worden, denk aan het verwerken van gegevens van contactpersonen van leveranciers.

Geheimhouding

Voor Verhaal & Rite geldt een strikte geheimhouding, alleen met uw toestemming wordt informatie gedeeld. De geheimhouding geldt ten opzichte van alles wat Carla in de uitoefening van haar beroep vertrouwelijk ter kennis is gekomen en alles wat zij heeft waargenomen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter moet begrijpen. Geheimhouding geldt voor onbepaalde tijd. Indien – met uw toestemming – wordt samengewerkt met derden, wordt deze derde ook geheimhouding opgelegd ten aanzien van vertrouwelijke informatie.

Indien Carla werkt als geestelijke verzorger, wordt Carla bij een klacht niet ontslagen uit haar geheimhouding. Indien doorbreking van de geheimhoudingsplicht noodzakelijk is, dient Carla daarvoor uw toestemming te hebben. Dit geldt ook wanneer een andere belanghebbende een klacht heeft ingediend. Ook dan geldt dat Carla terughoudendheid in acht dient te nemen en dat zij de geheimhoudingsplicht alleen voor zover noodzakelijk voor haar verdediging doorbreekt.

Ten aanzien van overige dienstverleningen kan de geheimhouding wijken indien dit noodzakelijk is voor de verdediging in een klacht- of tuchtprocedure of juridische procedure. Ook een wettelijke plicht kan ervoor zorgen dat de geheimhouding dient te wijken.

Derden

Verhaal & Rite verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens aan derden.

Alleen met toestemming van u worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden, of wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening. Denk aan het doorgeven van uw naam aan de locatie eigenaar, of wanneer u de opdracht geeft dat een externe adviseur wordt ingeschakeld. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens delen indien dit verplicht is op grond van de wet.

Beveiliging

Verhaal & Rite treft voldoende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen bieden een passend beveiligingsniveau gelet op de specifieke risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen, en rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Verhaal & Rite gebruikt voor haar werkomgeving Sync. De werkomgeving wordt lokaal en extern opgeslagen zodat de kans op verlies kleiner is. Data wordt altijd in beveiligde vorm verzonden en beveiligd opgeslagen in de Cloud van Sync middels encryptie. De servers van Sync staan in Canada en er wordt voldaan aan de AVG. Voor meer informatie wordt verwezen naar de website van Sync, www.sync.com.

Bewaren van gegevens

Verhaal & Rite bewaart uw persoonsgegevens gedurende de dienstverlening. Of zolang nodig is voor de overige doeleinden. De dossiers worden na het einde van de opdracht bewaard i.v.m. fiscale bewaartermijnen (bewaren van de administratie), juridische vervaltermijnen (de wet geeft aan dat een claim binnen een bepaalde periode ingediend moet worden), tevens kunnen vanuit beroepsgroepen termijnen gehanteerd worden. Zo wordt bij geestelijke verzorging een termijn van maximaal 15 jaar gehanteerd. In het klanten- en relatiebeheer kunnen uw naam- en contactgegevens opgenomen zijn ten einde van een goede bedrijfsvoering. Deze lijst wordt periodiek opgeschoond.

Uw privacyrechten

U kunt op verzoek kennisnemen van de persoonsgegevens, verzoeken deze te verwijderen, aan te passen, te vergeten of te beperken. Ook kunt u uw toestemming intrekken. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen dient aan uw verzoek uitvoering gegeven te worden.

Tegen het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u bezwaar maken indien deze gegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan overeengekomen. Ook heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoeken om inzage, correctie of verwijdering of het maken van een bezwaar of klacht kunt u richten aan ons kantoor ter attentie van mevrouw C. van der Heijden

Verhaal & Rite

Mw. C. van der Heijden
Bickerswerf 66
1013 KX Amsterdam
info@verhaalenrite.nl
06 11 293 224
KvK: 54348641